Bu rehber hukuki danışmanlık değildir. Sözleşmeyi imzalamadan önce hukuk danışmanınıza inceletin.
Sözleşme paketi
WMS alımı çoğunlukla birden fazla belgeden oluşur. Hangi belgenin öncelikli olduğunu (çelişki halinde) sözleşmede yazın.
| Belge | Neyi düzenler? |
|---|---|
| Lisans veya abonelik sözleşmesi | Yazılımı kullanım hakkı, ücretler, süre, yenileme |
| Uygulama (proje) sözleşmesi ve kapsam belgesi | Kurulum işleri, çıktılar, kabul, takvim, ödeme planı |
| Destek ve bakım sözleşmesi / SLA | Destek saatleri, yanıt ve çözüm süreleri, erişilebilirlik, hizmet kredisi |
| Veri işleme sözleşmesi | Kişisel verilerin işlenmesi, güvenlik tedbirleri, alt işleyenler |
Lisans ve abonelik
- Lisans birimi açıkça tanımlı mı (adlandırılmış / eşzamanlı kullanıcı, el terminali, depo, işlem hacmi)? El terminali kullanıcıları ayrı mı sayılıyor?
- Hacim veya kullanıcı aşımında ne olur? Ek lisans birim fiyatı sözleşmede sabit mi?
- Yeni depo, şirket veya ülke eklemek ek lisans gerektiriyor mu?
- Yıllık fiyat artışının yöntemi ve üst sınırı yazılı mı?
- Abonelikte süre, otomatik yenileme ve fesih bildirim süreleri ne?
- Test / eğitim ortamı ücrete dahil mi?
- Kalıcı lisansta bakım ücreti neye göre hesaplanıyor ve bakımı bırakırsanız ne olur?
Uygulama sözleşmesi
- Kapsam belgesi sözleşmenin eki mi? Gereksinim matrisindeki yanıtlar (Standart / Yapılandırma / Geliştirme) taahhüt olarak bağlayıcı mı?
- Fiyat modeli net mi: sabit fiyat mı, harcanan zaman ve malzeme mi? Sabit fiyatta nelerin dahil olmadığı yazılı mı?
- Kabul kriterleri ve kabul testi süreci tanımlı mı? Sessiz kalma kabul sayılıyor mu?
- Ödemeler kilometre taşlarına ve kabule bağlı mı? Son ödeme canlıya geçiş ve hiper-bakım sonrasına mı bırakılmış?
- Değişiklik talebi süreci ve günlük / saatlik ücretler sözleşmede mi?
- Tedarikçinin kilit ekip üyeleri isimle yazılı mı? Değişiklikte onayınız gerekiyor mu?
- Gecikme halinde yaptırım veya hizmet kredisi var mı?
Hizmet seviyesi (SLA) ve destek
- Öncelik seviyeleri (kritik, yüksek, normal) tanımlı mı ve “kritik” sevkiyatın durmasını kapsıyor mu?
- Her seviye için ilk yanıt ve çözüm / geçici çözüm süreleri yazılı mı? Destek saatleri vardiyalarınızı karşılıyor mu?
- Bulut hizmetinde aylık erişilebilirlik taahhüdü ve ölçüm yöntemi ne? Planlı bakım bu hesaptan hariç mi?
- SLA ihlalinde hizmet kredisi veya fesih hakkı var mı?
- Sürüm yükseltmeleri ücrete dahil mi? Özel geliştirmelerin yeni sürüme taşınması kimin sorumluluğunda?
- Ürünün destek süresi sonu (end of life) politikası ne?
Veri sahipliği, güvenlik ve KVKK
- Tüm operasyon verisinin (ana veri, hareketler, raporlar) müşteriye ait olduğu açıkça yazılı mı?
- Tedarikçinin veriyi hangi amaçlarla kullanabileceği sınırlandırılmış mı (ör. anonim istatistik)?
- KVKK (6698 sayılı Kanun) kapsamında roller belirlenmiş mi: müşteri veri sorumlusu, tedarikçi veri işleyen?
- Verinin barındırıldığı ülke ve veri merkezi yazılı mı? Yurt dışına aktarım varsa KVKK'nın 9. maddesindeki şartlar karşılanıyor mu? Güncel düzenlemeyi hukuk danışmanınızla kontrol edin.
- Alt işleyenlerin listesi ve değişiklikte bildirim yükümlülüğü var mı?
- Güvenlik tedbirleri, yedekleme, felaket kurtarma hedefleri ve güvenlik ihlali bildirimi süreleri yazılı mı?
- Bağımsız denetim raporlarını veya sertifikaları talep etme hakkınız var mı?
Çıkış ve veri iadesi
- Sözleşme bittiğinde veya feshedildiğinde verinin hangi formatta (ör. CSV, veritabanı yedeği) ve kaç gün içinde teslim edileceği yazılı mı?
- Veri iadesinden sonra tedarikçideki kopyaların silinmesi ve bunun belgelenmesi şart mı?
- Geçiş döneminde (yeni sisteme taşınana kadar) hizmetin makul bir süre uzatılabilmesi mümkün mü?
- Kurum içi kurulumda kaynak kod emaneti (escrow) gerekiyor mu? Tedarikçi faaliyetini durdurursa ne olur?
- Fesih halleri (ör. sürekli SLA ihlali, iflas, kontrol değişikliği) ve fesihte iade edilecek ücretler tanımlı mı?
Fikri mülkiyet ve sorumluluk
- Size özel yapılan geliştirmelerin, raporların ve entegrasyonların sahibi kim? En azından süresiz kullanım hakkınız var mı?
- Üçüncü kişilerin fikri mülkiyet taleplerine karşı tedarikçinin sizi koruma (tazmin) yükümlülüğü var mı?
- Sorumluluk sınırı (ör. yıllık ücret kadar) makul mü? Veri ihlali ve gizlilik ihlali bu sınırdan hariç tutulmuş mu?
- Uyuşmazlıkta uygulanacak hukuk ve yetkili mahkeme / tahkim belirlenmiş mi?
İmzadan önce son kontrol
- Teklif, gereksinim matrisi, demo notları ve referans görüşmelerinde verilen sözler sözleşmeye veya eklerine yansıdı mı?
- 5 yıllık toplam maliyet sözleşmedeki rakamlarla yeniden hesaplandı mı?
- Operasyon, BT, finans ve hukuk birimleri sözleşmeyi gördü mü?
Bu belge genel bir çalışma şablonudur; hukuki, mali veya teknik danışmanlık yerine geçmez. Kendi koşullarınıza göre uyarlayın.